Planificación: qué hacer y cómo hacerlo

 

UNIVÉRSITAS ||
Katherine Báez, M.A.
Katherine Báez, M.A.

Conociendo la heterogeneidad de las organizaciones y sabiendo que su número aumenta al pasar el tiempo, resulta interesante su estudio a profundidad desde diversas aristas. En esta ocasión nos centraremos en la planificación por resultar de especial interés cuando se intenta comprender el proceso de planificación estratégica de las organizaciones, así como sus resultados en lo que respecta a su nivel de competencia, desarrollo y crecimiento.

La planificación como concepto refiere a la identificación de una finalidad y al diseño de la ruta de cómo alcanzarla. Este concepto surge en las teorías de administración, y su uso fue extendido hacia otras disciplinas. Un ejemplo de esas disciplinas en las que fue adoptado el término lo representa la Ingeniería Industrial en la cual se emplea para englobar el proceso de identificación de variables pasibles de modificación para su medición y posterior ajuste en aras de alcanzar objetivos previamente establecidos.

De forma amplia, la planificación consiste primero en identificar un objetivo al que se quiere llegar luego; identificar los elementos que pueden propiciar o retrasar su logro, posteriormente medir –cualitativa y cuantitativamente– esos elementos y, finalmente, definir actividades y recursos que propicien el alcance real de los objetivos previamente establecidos.

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Como puede apreciarse, el proceso de planificación, atendiendo a la organización y/o el proyecto bajo estudio, tendrá distintos niveles de complejidad, temporalidad, impacto y flexibilidad. A los fines de entender el proceso, permitámonos analizar un proceso muy común, pero de dificultad intermedia: uas vacaciones familiares.

Es preciso, en primer lugar, identificar el objetivo que se persigue. Para este caso podríamos reconocer como posibles objetivos la integración familiar, relajarse en familia, conocer nuevos lugares, entre otras buenas razones. Partamos de que, como consenso, toda la familia está interesada conocer nuevos lugares. Con esta premisa en mente, podemos asumir, además, que mientras mayor sea la cantidad de lugares nuevos que se visiten durante las vacaciones, mejor logrado estará el objetivo. Este objetivo lo podemos transformar en lo que se conoce como “smart” (específico, medible, alcanzaba, relevante, temporal), empero esto es tarea para otra entrega.

El siguiente paso en la planificación de estas vacaciones ha de consistir en identificar los elementos o situaciones que pueden afectar que se visiten múltiples localidades durante las vacaciones. En este caso podemos identificar como elementos el dinero disponible para el viaje, el costo de los pasajes y hospedaje, las restricciones de acceso a las comunidades (documentos legales, permisos, restricción de acceso por temporada, etc.); en el caso de la amplia oferta de lugares, las facilidades de traslado, la ampliación de horarios de visitas, etc. se corresponden con variables favorables que deben ser consideradas para ser aprovechadas.

El siguiente paso tiene que ver con la valoración del impacto de cada una de estas variables respecto al objetivo general (que no podemos olvidar que se trata de conocer nuevos lugares durante las vacaciones) para diseñar actividades que bien permitan aprovechar las variables favorables, o bien disminuyan su efecto negativo en lo que respecta al logro del objetivo establecido.

En el establecimiento de actividades se debe considerar, por lo menos, el orden en que se deben ejecutar, así como los recursos que se requieren para su desarrollo. Esto significa que podemos diseñar actividades muy detalladas, que contemplen cada aspecto milimétricamente o bien, actividades con un mayor nivel de flexibilidad.

Para continuar con el caso de ejemplo, respecto al almuerzo, se puede crear una lista de restaurantes a visitar por día, horario de llegada y salida a cada uno, platos a pedir y costo. La misma actividad, siendo más flexible, puede contemplar la lista de restaurantes que pueden ser visitados y un monto destinado al consumo de sus platos.  Evidentemente, la planificación específica puede ser muy útil, sin embargo, en ocasiones –como el presentado en el ejemplo– puede resultar innecesaria y contraproducente.

A modo de resumen, la planificación refiere al proceso de definir qué hacer y cómo hacerlo con el propósito de disminuir el nivel de incertidumbre en la consecución de los objetivos.

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